Einsatzplanung für Guides: Software für Touranbieter

Einsatzplanung für Guides bedeutet: Jede Tour bekommt die passende Person, zur richtigen Zeit, am richtigen Treffpunkt, in der richtigen Sprache, und am Monatsende stimmt das Honorar. Für Anbieter von Stadtführungen, Tagesausflügen und Rundreisen ist das oft der schwierigste Teil des Geschäfts. Schwieriger als der Verkauf, denn der Gast bucht eine Tour, erlebt aber einen Menschen.

Booking Engines sind für den Verkauf gebaut. Einige können einem Termin Ressourcen zuordnen, Bókun etwa über sein Ressourcen-Management. Die eigentlichen Fragen reichen weiter: Wer übernimmt am Samstag um 10 Uhr die Führung am Dresdner Neumarkt? Spricht diese Person Italienisch? Hat sie an dem Tag schon zwei Touren? Welcher Satz gilt, und wie wird er am Monatsende abgerechnet, auch wenn die Buchungen aus mehreren Kanälen kommen?

Hier geht es um das Team hinter den Touren: wie Anbieter ihre Guides finden, einplanen, bezahlen und halten, und wo Software für die Einsatzplanung Arbeit abnimmt. Welche Systeme es überhaupt gibt, zeigt der Überblick Reiseveranstalter Software im Vergleich.

Einsatzplanung für Guides: was dazugehört

Die Einsatzplanung beginnt dort, wo der Verkauf endet, und sie hat fünf Teile. Jeder Teil lässt sich einzeln gut lösen. Schwierig wird es, weil alle fünf voneinander abhängen.

• Aufnahme. Wer führt für Sie, in welchen Sprachen, für welche Touren, mit welchem Vertrag?
• Verfügbarkeit. Wer kann wann, wer hat Urlaub, wer studiert nebenbei und arbeitet nur am Wochenende?
• Zuteilung. Welche Person passt zu welcher Tour, ohne dass jemand doppelt verplant ist?
• Kommunikation. Wer hat zugesagt, wer hat abgelehnt, wer hat noch nicht reagiert?
• Abrechnung. Welcher Satz gilt für welchen Einsatz, und was steht am Monatsende auf der Rechnung oder dem Lohnzettel?

Die Buchung liefert dafür nur den Anlass: Datum, Uhrzeit, Teilnehmerzahl, Sprache. Wie Sie diese Daten sauber erfassen, beschreibt der Beitrag zum Buchungssystem für Touren. Alles, was danach mit Ihrem Team passiert, ist Einsatzplanung.

Den richtigen Guide finden: Urteilsvermögen statt Lebenslauf

Fragt man Touranbieter nach ihrem größten Problem, nennen manche zuerst die Personalsuche, noch vor Preisen, Marketing und OTAs. Georgette Blau, Gründerin von On Location Tours in New York, sagte im Tourpreneur-Podcast:

„Die wahrscheinlich größte Herausforderung war wirklich der Einstellungsprozess … wir stellen nur Schauspielerinnen und Schauspieler ein, aber die richtige Person zu finden …“Georgette Blau, On Location Tours, aus dem Englischen übersetzt (Tourpreneur, Folge 49, 2019)

Was eine gute Führung ausmacht, steht selten im Lebenslauf. Arnaud Azoulay, Gründer und CEO von Babylon Tours, suchte 2019 vor allem Begeisterung: Geschichte und Kunst ließen sich lernen, entscheidend sei der Umgang mit Menschen. Führen, so Azoulay, heiße vor allem, ein Gespür für das eigene Publikum zu haben (Tourpreneur, Folge 36, 2019).

Manche Anbieter machen aus diesem Urteil ein festes Verfahren. Bei Rainbow Tours in Stockholm gehen Bewerberinnen und Bewerber zuerst verdeckt als Gäste auf bestehende Touren mit. Sie beobachten die Guides, sprechen mit den Gästen und berichten danach, wie die Führung lief (Tourpreneur, Folge 312, 2026). ToursByLocals verlangte nach Aussage seines Gründers Paul Melhus zwei Referenzen, führte ein Interview mit einem Test zur kulturellen Passung und prüfte Lizenzen dort, wo sie vorgeschrieben sind, was laut Melhus in vielen Teilen Europas der Fall ist (Tourpreneur, Folge 45, 2019).

Österreich ist ein solcher Fall. Laut Wirtschaftskammer übt der gewerblich selbstständige Fremdenführer ein reglementiertes Gewerbe im Sinne des § 108 der Gewerbeordnung aus und muss einen durch eine staatliche Prüfung erbrachten Befähigungsnachweis erfüllen (WKO, Berufsbild Fremdenführer:in). Laut WKO dürfen auch angestellte Führer nur geprüfte Fremdenführer sein. Wer in Wien oder Salzburg Führungen anbietet, klärt die Berechtigung also schon bei der Aufnahme und nicht erst am Tag der Tour.

Keine Software sucht für Sie den richtigen Menschen aus. Sie sorgt für etwas anderes: Was Sie über eine Person wissen, darf nicht in einer Tabelle oder einem Chatverlauf verschwinden. In automate.travel hat jeder Guide ein Profil mit seinen Rollen, den Sprachen samt Zuschlag pro Sprache, seinen Fähigkeiten, den Touren, für die er eingesetzt werden kann, und den Tagen, an denen er verfügbar ist. Das Urteil bleibt Ihres. Es liegt aber genau dann vor Ihnen, wenn Sie entscheiden, wer morgen um 9 Uhr führt.

Stadtführung, Tagesausflug, Reiseleitung: verschiedene Rollen

Wer am Vormittag eine großartige Stadtführung durch Köln macht, ist nicht automatisch die richtige Reiseleitung für eine achttägige Rundreise durch die Alpen. Bei der Stadtführung zählen zwei Stunden Präsenz und Erzählkunst. Bei der Reiseleitung kommen Ausdauer, Konfliktlösung und Entscheidungen unter Druck hinzu, etwa wenn abends in Südtirol ein Hotel überbucht ist und die Gruppe im Bus wartet. Das sind unterschiedliche Rollen mit unterschiedlicher Auswahl, Vergütung und Planung.

Wer Tagestouren und Mehrtagesreisen anbietet, führt deshalb eigentlich zwei Teams. In automate.travel kann eine Person mehrere Rollen haben, zum Beispiel Guide, Reiseleitung, Fahrer oder Koordination. Geplant wird nach der Rolle, die eine Tour verlangt. So landet die beste Erzählerin für zwei Stunden Altstadt nicht aus Versehen auf einer Rundreise, für die sie nie vorgesehen war.

Der tägliche Dienstplan: was Software für die Einsatzplanung leisten muss

Die Personalsuche sieht jeder. Den täglichen Dienstplan sieht von außen niemand, dabei steckt dort die meiste Arbeit.

Ein Beispiel: Samstag im Juli, ein Anbieter in München hat 14 Touren zwischen 9 und 18 Uhr. Darunter ist eine Altstadtführung auf Italienisch, ein Tagesausflug zu den Königsschlössern und eine private Biergarten-Tour für eine Firmengruppe, die erst gestern Abend gebucht wurde. Maria spricht Italienisch und Englisch, hatte aber gestern schon drei Führungen. Jonas ist frei, führt aber nur die Altstadtroute. Irgendjemand muss dieses Puzzle jeden Morgen lösen, das ganze Team im Kopf haben und niemanden doppelt verplanen.

Für Anbieter von Tagestouren ist jeder Tag ein Anreisetag. Was ein Rundreiseveranstalter einmal pro Reise organisiert, steht bei Stadtführungen jeden Morgen neu an. Mit Tabelle und WhatsApp-Gruppe geht das eine Weile gut. Die Fehler, die irgendwann passieren, sind vorhersehbar:

• Doppelbelegung. Zwei Personen pflegen zwei Listen, und ein Guide steht für zwei Touren zur selben Zeit im Plan.
• Falsche Sprache. Eine spanische Gruppe bekommt einen Guide, der nur Deutsch und Englisch führt, weil die Sprache in der Buchung untergegangen ist.
• Überlastung. Die zuverlässigste Person bekommt sechs Touren in drei Tagen, weil sie nie absagt. Bis sie kündigt.
• Ausfall in der Nacht. Um Mitternacht meldet sich jemand krank, und niemand sieht auf einen Blick, wer morgen früh frei ist und die Tour führen kann.

Genau diese Ebene übernimmt automate.travel, und zwar als unterstützte Disposition. Muss eine Tour besetzt werden, zeigt das System die verfügbaren Guides mit Rolle, Sprache und Satz. Überschneidungen markiert es, bevor sie entstehen, und eine doppelte Zusage für denselben Zeitraum lässt es nicht zu. Die Entscheidung trifft Ihre Disposition. Sie wählt auch den Weg der Anfrage:

• Direkt an eine bestimmte Person.
• Der Reihe nach an eine sortierte Liste: Wer zuerst zusagt, übernimmt die Tour.
• An alle gleichzeitig, die für diese Tour infrage kommen.

Guides mit eigenem Konto sehen ihren Kalender im Guide-Portal, nehmen Anfragen dort an oder lehnen sie ab und werden in der App, per Push und per E-Mail benachrichtigt. Guides ohne Konto führen Sie in der Datenbank und planen sie selbst ein. Der Anruf am Morgen bleibt Sache eines Menschen. Nur muss dieser Mensch die Antwort nicht mehr aus mehreren Browser-Tabs zusammensuchen. Zur Produktseite Crew & Guides (Englisch).

Freiberuflich oder angestellt: was die Planung damit zu tun hat

Ob Ihre Guides angestellt, frei oder beides sind, ist für die Einsatzplanung mehr als eine Vertragsfrage. Die Art der Planung muss zur tatsächlichen Zusammenarbeit passen. Laut Deutscher Rentenversicherung kann ein und derselbe Beruf je nach gelebter Praxis als Beschäftigung oder als selbstständige Tätigkeit ausgeübt werden.

Das Sozialgesetzbuch definiert Beschäftigung als nichtselbständige Arbeit. Anhaltspunkte dafür sind laut § 7 SGB IV eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers (gesetze-im-internet.de). Die Deutsche Rentenversicherung beschreibt als selbstständig, wer das unternehmerische Risiko in vollem Umfang selbst trägt und seine Arbeitszeit frei gestalten kann. Maßgeblich ist das Gesamtbild der Arbeitsleistung, und wenn Vertrag und Alltag voneinander abweichen, gibt der Alltag den Ausschlag. Unter den möglichen Merkmalen einer Scheinselbstständigkeit nennt die DRV unter anderem die Pflicht, bestimmte Arbeitszeiten einzuhalten, und die Pflicht, bestimmte Hard- und Software zu nutzen, wenn damit Kontrollmöglichkeiten des Auftraggebers verbunden sind (DRV, Scheinselbstständigkeit erkennen).

Für den Dienstplan heißt das zunächst nur: Planen Sie beide Gruppen so, wie Sie tatsächlich mit ihnen arbeiten. Angestellte bekommen Schichten, freie Guides bekommen Anfragen, die sie annehmen oder ablehnen. Eine Software entscheidet dabei nichts über den Status. Sie macht aus einer Beschäftigung keine Selbstständigkeit und umgekehrt. Ob Sie freie Guides verpflichten, ein bestimmtes Portal zu nutzen, regelt Ihr Vertrag. In automate.travel lassen sich Guides auch ohne eigenes Konto führen. Wenn Sie unsicher sind, können Auftraggeber und Auftragnehmer bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV beantragen (DRV, Statusfeststellungsverfahren). Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung. Für den Einzelfall ist eine Steuerberatung oder eine Kanzlei für Arbeits- und Sozialrecht die richtige Adresse.

automate.travel bildet beide Modelle ab. Freie Guides werden pro Einsatz oder mit fester Monatspauschale vergütet, Angestellte pro Tour, pro Stunde, pro Schicht oder mit Monatsgehalt. Ein Guide, der für mehrere Anbieter arbeitet, kann im selben System für alle tätig sein.

Guides bezahlen: Honorar und Lohn gehören zur Planung

Jede Tour erzeugt eine kleine Abrechnung. Über einen Monat summiert sich das. Welcher Guide, welcher Satz, welche Sprache, wie viele Stunden? Wurde die Führung verlängert?

Beispiel: Eine freie Gästeführerin übernimmt im August 18 Stadtführungen in Hamburg. Vereinbart sind 110 € pro Führung, 20 € Zuschlag für jede Führung auf Spanisch (sechs davon) und 40 € extra, wenn eine Gruppe die Führung um eine Stunde verlängert (zweimal). Das ergibt 18 × 110 € + 6 × 20 € + 2 × 40 € = 2.180 €. Die Rechnung ist einfach, solange niemand im Laufe des Monats einen Satz ändert, eine Tour tauscht oder eine Verlängerung vergisst. Bei zwanzig oder vierzig Guides wird daraus eine eigene Buchhaltungsaufgabe.

Guides sprechen miteinander. Wer pünktlich und korrekt zahlt, bekommt in der Hochsaison die besten freien Guides zuerst. Wer zu spät aus einer chaotischen Tabelle abrechnet, bekommt, wer übrig bleibt.

In automate.travel wird der Satz in dem Moment festgeschrieben, in dem die Anfrage hinausgeht: als Kopie mit Währung und Abrechnungsmodell, die niemand nachträglich still ändern kann. Sätze lassen sich gestaffelt hinterlegen, pro Tour, pro Variante, pro Rolle oder als Standard aus dem Vertrag. Jeder Einsatz läuft von offen über Rechnung bis bezahlt, und am Monatsende prüfen Sie eine Abrechnung pro Guide und exportieren sie als CSV oder PDF. Wer Preise nach Nachfrage steuert, kennt damit die Guide-Kosten pro Einsatz als Untergrenze. Mehr dazu im Beitrag zu Dynamic Pricing für Touren.

Gute Guides halten: Bindung entsteht im Dienstplan

Gute Guides bleiben dort, wo die Arbeit regelmäßig, der Plan fair und das Geld pünktlich ist. Das klingt nach Personalthema, wird aber jeden Tag in der Planung entschieden.

ToursByLocals nahm nach Aussage von Paul Melhus nur dann einen neuen Guide auf, wenn das Unternehmen sicher war, ihm im Laufe eines Jahres genug Touren geben zu können. Gute Bewerber, für die es noch nicht genug Arbeit gab, kamen auf eine Warteliste (Tourpreneur, Folge 45, 2019). Der Gedanke lässt sich auf jedes Team übertragen: Wer gut ausgelastet ist, bleibt in Übung und bleibt eher. In einem aufgeblähten Pool bekommt niemand genug Arbeit, um an Ihnen zu hängen.

Arturo Ardao Rivera hat Rainbow Tours in Stockholm von einer Ein-Personen-Firma auf 26 Guides ausgebaut. Sein Leitsatz:

„Behandeln Sie Ihre Guides so gut, dass sie Sie nie verlassen wollen.“Arturo Ardao Rivera, Rainbow Tours, aus dem Englischen übersetzt (Tourpreneur, Folge 312, 2026)

In derselben Folge beschreibt er Wettbewerber, die nach der Pandemie schnell gewachsen waren, ihre Guides verschlissen hatten und sechs Monate später wieder bei null anfingen. Sein Warnsignal ist ein Satz aus dem Team: „keine weiteren Schichten, ich brauche Ruhe“. Die Stimmung im Team hält er für ein besseres Barometer als Umsatz oder Gästezahlen. Bindung ist für ihn der eigentliche Schutzwall, nicht die Rekrutierung.

Ob die Arbeit fair verteilt ist, sehen Sie im Plan, nicht im Bauchgefühl. Wer hatte diese Woche sieben Einsätze, wer zwei? Wer bekommt immer die frühen Touren? Eine Einsatzplanung, die alle Zuteilungen an einem Ort hält, macht solche Muster sichtbar, bevor jemand kündigt.

Was Software bei der Guide-Planung leistet und was nicht

Software führt keine Bewerbungsgespräche und spürt nicht, ob jemand eine Gruppe begeistern kann. Dieses Urteil ist das Handwerk des Touranbieters. Auch KI nimmt es Ihnen nicht ab, sie hilft an anderen Stellen, wie der Beitrag KI für Reiseveranstalter zeigt. Was Software leistet, ist die Verwaltung rund um das Urteil:

Das ist die Aufgabe der Bereiche Schichten & HR und Touren & Ressourcen in automate.travel: ein Profil pro Guide, unterstützte Disposition mit Konfliktprüfung, ein Portal für Zusagen und Benachrichtigungen und eine Abrechnung pro Guide. Die Plattform liegt über Ihrer Booking Engine, nicht an ihrer Stelle. Die Booking Engine liefert die Buchungen, die operative Ebene liefert Team, Plan und die Zahlen dahinter. Die Ränder bauen Sie selbst: Ihr Auswahlverfahren, Ihre Einarbeitung, Ihr Urteil über Menschen. Den Kern aus Profilen, Anfragen, Konflikten und Abrechnung kaufen Sie ein, statt ihn in Tabellen nachzubauen. Die englische Fassung dieses Leitfadens finden Sie unter Tour Guide Management.

Häufig gestellte Fragen

Quellen: On Location Tours (Tourpreneur, Folge 49, 2019); Babylon Tours (Tourpreneur, Folge 36, 2019); ToursByLocals (Tourpreneur, Folge 45, 2019); Rainbow Tours (Tourpreneur, Folge 312, 2026); § 7 SGB IV (gesetze-im-internet.de); Deutsche Rentenversicherung, Seiten zu Scheinselbstständigkeit und Statusfeststellungsverfahren (abgerufen 2026); WKO, Berufsbild Fremdenführer:in (abgerufen 2026); Bókun Help Center, Resource Management (abgerufen 2026). Zitate aus englischen Quellen sind übersetzt. Alle Rechenbeispiele sind Beispiele, keine Marktdaten.