Tourpreise kalkulieren: Preiskalkulation mit Beispiel

Wer Tourpreise kalkulieren will, braucht zuerst eine Zahl, die nie unterschritten werden darf: den Mindestpreis, der alle Kosten deckt und Ihre Zielmarge sichert. Sie entsteht in drei Schritten. Sie erfassen alle Kosten einer Durchführung, trennen die Fixkosten pro Termin von den Kosten pro Gast und schlagen eine Zielmarge auf. Das Ergebnis ist Ihre Preisuntergrenze. Was der Markt zahlt, liegt darüber. Sicher nach oben gehen können Sie aber erst, wenn Sie den Boden kennen.

Weiter unten ist eine Altstadtführung in München komplett durchgerechnet, samt OTA-Provision, Kartengebühren und den Steuerfragen, die vor dem ersten veröffentlichten Preis geklärt sein sollten. Altstadtführung in Dresden, Schiffstour auf dem Bodensee, Radtour durch Wien: Die Preiskalkulation funktioniert überall gleich. Die Steuerregeln weiter unten gelten für Deutschland.

Tourpreise kalkulieren: erst die Untergrenze, dann der Markt

Die Kostenaufschlagsmethode (Cost-Plus) baut den Preis von unten auf: Kosten plus Zielmarge. In der Betriebswirtschaft heißt das Vollkostenkalkulation mit Gewinnaufschlag. Sie ist der verlässlichste Startpunkt, weil sie auf Zahlen beruht, die Sie selbst in der Hand haben, und nicht auf Vermutungen über die Nachfrage.

Eine Frage beantwortet sie allerdings nicht: wie viel die Gäste für ein Erlebnis zu zahlen bereit sind. Wer nur nach Kosten kalkuliert, verkauft gute Touren oft unter Wert. Besser ist es, mit zwei Grenzen zu arbeiten. Die Kosten setzen den Boden, der wahrgenommene Wert die Decke, und Regeln für Saison, Wochentag und Auslastung bewegen den Preis dazwischen. Wie solche Regeln aussehen, beschreibt der Beitrag zu Dynamic Pricing für Touren. Hier geht es um den Boden.

Schritt 1: Jede Kostenposition einer Durchführung erfassen

Ein zu niedriger Preis beginnt oft mit einer vergessenen Kostenposition. Schreiben Sie alles auf, was ein einzelner Termin verbraucht:

• Guide- und Personalzeit, inklusive Vor- und Nachbereitung (auch Ihre eigene, wenn Sie selbst führen)
• Transport: Fahrzeug, Kraftstoff, Transfers, Fahrkarten für den Nahverkehr
• Eintritte, Verkostungen und andere Leistungen von Partnerbetrieben
• Ausrüstung: Funkführungsanlage, Fahrräder, Helme, Regencapes
• Verpflegung und Getränke
• OTA-Provision auf Buchungen über GetYourGuide, Viator und andere Plattformen
• Gebühren für Kartenzahlungen im Direktvertrieb
• Ihren Anteil an Gemeinkosten: Versicherung, Büro, Buchhaltung, Software
• Ihren Anteil an Marketing und Kundengewinnung

Leicht übersehen werden die eigene Arbeitszeit, die Gemeinkosten und die Kosten der Kundengewinnung. Fehlen sie, steht die Marge nur auf dem Papier. Auch Software gehört zu den Gemeinkosten: Booking Engine, Buchhaltung und operative Plattform tauchen auf keiner Tourabrechnung auf, werden aber von jeder Buchung mitgetragen. Welche Systeme es gibt und was sie kosten, zeigt der Überblick Reiseveranstalter Software im Vergleich.

Zahlungsgebühren: klein, aber auf jeder Buchung

Im Direktvertrieb kostet jede Kartenzahlung eine Gebühr. Zur Größenordnung: Stripe berechnet in Deutschland 1,5 % + 0,25 € für Standardkarten aus dem EWR und 2,8 % + 0,25 € für Premiumkarten aus dem EWR (Stripe, Preisseite Deutschland, abgerufen im Oktober 2026). Der feste Anteil von 0,25 € fällt bei einer günstigen Tour stärker ins Gewicht als bei einer teuren. Rechnen Sie mit den Sätzen Ihres eigenen Zahlungsanbieters.

OTA-Provision: ein Kostenblock pro Kanal

Bei Buchungen über Plattformen wie GetYourGuide oder Viator geht eine Provision vom Verkaufspreis ab. Die Sätze unterscheiden sich nach Plattform, Programm und Vertrag. Was die großen Portale verlangen, steht im Beitrag zur OTA-Provision bei GetYourGuide und Viator. Für die Kalkulation heißt das: Die Provision ist kein Abzug, den Sie bei der Auszahlung hinnehmen. Sie ist ein Kostenblock und gehört in den Preis des jeweiligen Kanals.

Schritt 2: Fixkosten pro Termin von Kosten pro Gast trennen

Manche Kosten bleiben gleich, ob zwei oder zwölf Gäste kommen. Andere wachsen mit jedem Gast. Guide, Fahrzeug und gebuchtes Zeitfenster sind weitgehend fix pro Termin. Eintritte, Verkostungen und Leihausrüstung fallen pro Person an. Diese Trennung bestimmt, wie sich Ihr Preis verhält, wenn sich eine Gruppe füllt, und sie ist die Grundlage für spätere Staffelpreise.

Für einen Einstiegspreis teilen Sie die Fixkosten durch eine realistische durchschnittliche Gruppengröße, nicht durch die maximale. Wer mit den vollen Gruppen aus dem August rechnet, kalkuliert für den Rest des Jahres zu knapp. Danach addieren Sie die Kosten pro Gast. Provision und Zahlungsgebühr hängen vom Preis selbst ab, sie kommen deshalb erst im Beispiel pro Kanal dazu.

Gemeinkosten nach Aufwand verteilen, nicht nach Umsatz

Für den Gemeinkostenanteil gibt es einen bequemen und einen genaueren Weg. Bequem ist es, die Bürokosten durch die Zahl der Buchungen zu teilen oder nach Buchungswert zu verteilen. Indrek Peenmaa, der den Veranstalter privater Tagestouren Nordic Experience mit Sitz in Tallinn leitet, hält beides für irreführend. Ein einfacher Flughafentransfer und eine individuell zusammengestellte Führung mit mehreren Zulieferern binden ganz unterschiedlich viel Bürozeit, und eine größere Gruppe auf derselben Standardtour macht kaum mehr Arbeit als eine kleine (Tourpreneur, „Your Margins Are Lying To You“, Juni 2026).

Er vergibt deshalb Aufwandspunkte pro Buchung. Ein reiner Transfer zählt 1, eine geführte Tour 2, eine geführte Tour mit Bus 3. Jede zusätzliche Lieferantenrechnung bringt 0,3 Punkte, eine individuelle Anfrage verdoppelt den Grundwert, und selbst ein Storno erhält 0,3 Punkte für die Verkaufsarbeit, die schon angefallen war. Verteilt werden die Gemeinkosten dann nach Punkten. Die Gewichte passen zu seinem Geschäft und sind ausdrücklich kein Standard zum Abschreiben. Übertragbar ist das Prinzip: Aufwendige Produkte tragen mehr Gemeinkosten als einfache.

Dafür müssen die Daten stimmen. Wie viele Lieferantenrechnungen, Sonderwünsche und Stornos eine Buchung hatte, muss nachvollziehbar sein. Liegen Buchungen, Rechnungen und Absprachen verteilt in Postfach, Tabellen und Messenger, bleibt jede Aufwandsrechnung eine Schätzung.

Schritt 3: Marge aufschlagen, ohne Aufschlag und Marge zu verwechseln

Jetzt kommt der Gewinn dazu, und dabei werden zwei Begriffe gern vermischt.

• Aufschlag ist ein Prozentsatz auf die Kosten. 27 € Kosten plus 30 % Aufschlag ergeben 35,10 €.
• Marge ist der Gewinn als Anteil am Verkaufspreis. Bei 35,10 € Preis und 27 € Kosten beträgt sie 23,1 %, nicht 30 %.

Wer eine Zielmarge erreichen will, teilt die Kosten durch (1 minus Marge). Für 30 % Marge heißt das: Preis = Kosten / 0,70. Aus 27 € Kosten werden so 38,57 €, und davon sind tatsächlich 30 % Marge.

Welche Marge reicht?

Verlässliche Branchenwerte für Touren sind rar. Peenmaa nennt im selben Tourpreneur-Beitrag drei Startwerte, die er aus eigener Erfahrung abgeleitet hat und ausdrücklich nicht als Branchenstandard versteht:

• Rohmarge mindestens 30 %, also Umsatz minus direkte Kosten wie Guides, Busse und Eintritte. Darunter bleibt laut dem Beitrag meist zu wenig für Marketing, IT und die Gehälter im Büro.
• Gemeinkosten unter 20 % des Umsatzes.
• Nettogewinn mindestens 10 %.

Die drei Werte greifen ineinander: Die 30 % Rohmarge müssen die Gemeinkosten tragen und danach noch Gewinn übrig lassen. Genau das prüft das folgende Beispiel.

Beispiel: Preiskalkulation einer Stadtführung in München

Beispiel mit ausgedachten Werten, setzen Sie Ihre eigenen ein. Eine Altstadtführung in München mit Bierverkostung, 2,5 Stunden, im Schnitt 10 Gäste pro Termin. Alle Beträge sind netto, also ohne Umsatzsteuer.

Der Abgleich mit Peenmaas Startwerten: 30 % Rohmarge, Gemeinkostenanteil unter 20 %, Nettogewinn über 10 %. Die Rechnung geht auf, aber knapp. Wird die Verkostung teurer oder kommen im Schnitt weniger Gäste, kippt sie.

Was die Gruppengröße mit dem Preis macht

Dieselbe Tour mit denselben Kosten, und die Untergrenze liegt zwischen rund 31 € und 54 €, je nachdem, mit welcher Gruppengröße Sie rechnen. In die Kalkulation gehört deshalb die durchschnittliche Belegung aus Ihren Buchungsdaten, nicht die gewünschte.

Daraus ergibt sich auch Ihre Mindestteilnehmerzahl. Bei 38,57 € bleiben pro Gast nach Abzug der 10,50 € Kosten pro Person 28,07 € für die Fixkosten des Termins. Die 165 € sind also ab 6 Gästen gedeckt (165 / 28,07 = 5,9). Mit weniger Gästen legt der Termin drauf. Was darüber hinaus hereinkommt, trägt Gemeinkosten und Gewinn.

Kanalkosten: derselbe Gast, zwei Preise

Die 38,57 € müssen nach Abzug der Vertriebskosten bei Ihnen ankommen. Daraus folgt pro Kanal ein anderer Nettopreis. Vereinfacht ist hier alles auf den Nettobetrag gerechnet, die Provision von 25 % ist ein angenommener Beispielwert:

Für einen Kanal mit Provision gilt dieselbe Logik wie bei der Marge: nötiger Preis = Untergrenze / (1 minus Provisionssatz). Wer die 25 % einfach auf den Direktpreis aufschlägt, kommt auf 49,26 € und behält nach Provision nur 36,95 €, also weniger als die Untergrenze.

Zwei Feinheiten. Die prozentuale Kartengebühr bezieht sich auf den gezahlten Betrag, also den Bruttopreis; im Beispiel macht das rund 10 Cent aus. Und prüfen Sie im OTA-Vertrag, ob die Provision vom Bruttopreis berechnet wird. Bei GetYourGuide ist das so; was das für den Endpreis bedeutet, zeigt der Abschnitt zur Umsatzsteuer.

Wer in allen Kanälen denselben Endpreis zeigen will, muss diesen einen Preis am teuersten Kanal ausrichten, hier also an den 51,43 € netto (bei Provision vom Bruttopreis höher, siehe unten). Jede Direktbuchung bringt dann deutlich mehr als die Untergrenze. Ob Sie einheitlich auftreten oder direkt günstiger verkaufen, ist eine Vertriebsentscheidung. Durchrechnen sollten Sie sie in jedem Fall pro Kanal.

Umsatzsteuer und Margenbesteuerung: vom Netto- zum Endpreis

Kalkuliert wird netto, angezeigt wird brutto. Wer Verbrauchern Leistungen anbietet, muss Gesamtpreise angeben (§ 3 Abs. 1 Preisangabenverordnung), und der Gesamtpreis ist der Preis einschließlich der Umsatzsteuer (§ 2 Nr. 3 PAngV).

Der Regelsteuersatz beträgt 19 % (§ 12 Abs. 1 UStG). Der ermäßigte Satz von 7 % gilt nur für die in § 12 Abs. 2 UStG aufgezählten Umsätze, darunter bestimmte Personenbeförderungen innerhalb einer Gemeinde oder auf Strecken bis 50 Kilometer, etwa im genehmigten Linienverkehr mit Schiffen (§ 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG). Gilt für die Münchner Führung der Regelsatz, wird aus 39,41 € netto ein Endpreis von 46,90 €. Im OTA-Kanal reicht der Aufschlag auf 51,43 € (61,20 €) nicht: Weil GetYourGuide die Provision laut AGB vom Verkaufspreis einschließlich Steuern berechnet, braucht die Führung dort 65,34 €, damit nach Provision und Umsatzsteuer 38,57 € bleiben.

Margenbesteuerung nach § 25 UStG

Für Reiseleistungen gibt es eine Sonderregel. § 25 UStG gilt, soweit ein Unternehmer gegenüber dem Leistungsempfänger (meist dem Gast) im eigenen Namen auftritt und Reisevorleistungen in Anspruch nimmt. Reisevorleistungen sind laut Gesetz „Lieferungen und sonstige Leistungen Dritter, die den Reisenden unmittelbar zugute kommen“. Die Steuer bemisst sich dann nicht am vollen Preis, sondern am Unterschied zwischen dem, was der Gast zahlt, und dem, was Sie für die Reisevorleistungen aufwenden (§ 25 Abs. 1 und 3 UStG).

Für das Beispiel heißt das: Ob die zugekaufte Bierverkostung eine Reisevorleistung ist, welche Teile der Tour Sie selbst erbringen und wie die Steuer bei OTA-Buchungen anfällt, ist eine Frage des Einzelfalls. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welcher Satz und welche Regel für Ihre Touren gilt, bevor Sie Endpreise festlegen. Unter § 25 UStG ändert sich auch die Kostenseite: Die Umsatzsteuer, die Ihnen für Reisevorleistungen in Rechnung gestellt wird, dürfen Sie nicht als Vorsteuer abziehen (§ 25 Abs. 4 UStG). Solche Einkäufe gehen dann brutto in die Kalkulation.

Von der Untergrenze zum Verkaufspreis

Die Untergrenze schützt vor Verlusten. Was Ihre beste Tour wert ist, verrät sie nicht. Bis zum Preis, den Sie veröffentlichen, sind es noch drei Schritte:

1. Markt prüfen. Was kosten vergleichbare Touren in Ihrer Stadt, auf Ihrer Website und auf den Plattformen? Liegt Ihre Untergrenze darüber, ist das zuerst ein Hinweis auf die Kostenseite (teure Partner, kleine Gruppen) und erst dann eine Frage des Preises.
2. Wert einpreisen. Was bieten Sie, das die günstigste Alternative nicht bietet: kleine Gruppen, Sprache, besondere Zugänge, starke Bewertungen? Diesen Abstand dürfen Sie verlangen, und eine Tourbeschreibung, die verkauft, macht ihn sichtbar.
3. Regeln für die Nachfrage festlegen. Aufschläge an starken Tagen, Rabatte an schwachen, aber nie unter die Untergrenze. Das ist der Kern von Dynamic Pricing, und umgesetzt werden diese Regeln in Ihrem Buchungssystem für Touren.

Prüfen Sie die Kalkulation in festen Abständen. Guide-Honorare, Eintrittspreise und Provisionssätze ändern sich, und eine Untergrenze aus dem Vorjahr ist schnell zu niedrig. Den englischsprachigen Ausgangstext zu diesem Leitfaden finden Sie unter How to Price a Tour.

Wo automate.travel hilft: geplante gegen tatsächliche Marge

Eine Kostenkalkulation ist nur so ehrlich wie die Kostendaten dahinter. Das angenommene Guide-Honorar, die tatsächlich abgezogene Provision, die unterschätzten Gemeinkosten: Jede Abweichung verschiebt Ihre echte Untergrenze. Den Umsatz sehen Sie in der Booking Engine. Für den Gewinn fehlen dort die Kosten: Guide-Honorare, Partnerrechnungen, Gemeinkosten.

automate.travel ist keine Booking Engine und setzt keine Preise. Es liegt über Bókun, FareHarbor oder Ventrata und bildet die operative und finanzielle Ebene dahinter:

So vergleichen Sie die Rohmarge aus Ihrer Kalkulation mit der, die Sie tatsächlich erzielt haben, und korrigieren eine Untergrenze, die auf zu optimistischen Annahmen stand. Den Preis legen weiterhin Sie fest.

Häufig gestellte Fragen

Quellen: Tourpreneur, „Your Margins Are Lying To You“ (4. Juni 2026); Stripe, Preise und Gebühren (abgerufen am 27. Oktober 2026); Umsatzsteuergesetz, § 12 und § 25; Preisangabenverordnung, § 2 und § 3. Alle Beträge im Münchner Beispiel sind Beispielwerte. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.