Software para Agencias de Viajes Gratis: Qué Hay y Qué Cuesta

El software para agencias de viajes gratis existe, pero «gratis» casi nunca significa vender online sin pagar nada: suele ser un plan con límites, un programa de código abierto que instalas y mantienes tú, una prueba de 14 días o un sistema sin cuota cuya tarifa paga tu cliente en cada reserva. Para decidir, no compares cuotas. Calcula cuánto te cuesta cada reserva con las tarifas y la pasarela de pago, pero también con las horas que tu equipo pasa copiando datos.

Esta guía es para empresas que organizan excursiones, free tours o actividades en España y buscan un software para agencia de viajes online gratis, ya sea para empezar o para dejar de pagar una cuota. Si lo que quieres es comparar programas de gestión de pago, tienes la guía de software y ERP para agencias de viajes. Aquí respondemos a otra pregunta: qué hay de verdad gratis y en qué momento compensa pagar. Todos los precios son los que publica cada proveedor en su web, consultados en octubre de 2026.

¿Existe software para agencias de viajes gratis?

Sí, y conviene separar cuatro tipos de «gratis», porque cada uno coloca el coste en un sitio distinto. La tabla resume lo que publica cada proveedor; debajo tienes el detalle.

Ninguno de los cuatro es una trampa: son modelos de negocio distintos. El problema llega cuando eliges por la cuota y descubres el coste real en temporada alta, cuando menos tiempo tienes para cambiar.

Software para agencia de viajes online gratis: qué puedes usar sin pagar

Si operas tours, lo gratuito que de verdad sirve está en tres sitios: el plan gratuito de un motor de reservas, un CRM de uso general y las propias OTA.

El plan FREE de Bókun

Bókun presenta su plan FREE como lo esencial para empezar y gestionar tus reservas de Viator: un usuario, gestión de reservas, reservas manuales y cero tarifas en lo que entra por Viator. Encaja si hoy vendes sobre todo en Viator y apuntas a mano lo que llega por teléfono o en persona. Para vender en tu web con widget, en otras OTA o en su marketplace hace falta el plan Start, con cuota mensual y tarifa por reserva. Los importes y cómo se comparan con otros motores los tienes en motor de reservas para agencias de viajes.

Un CRM gratuito de uso general

HubSpot ofrece su CRM gratis sin fecha de caducidad ni tarjeta, con hasta dos usuarios y 1000 contactos. Para una empresa de actividades es útil sobre todo con los clientes que repiten como empresa, como el hotel de Mallorca que te manda huéspedes o el colegio que reserva cada primavera. Llevar a cada viajero con su salida, su punto de encuentro y su guía es otro trabajo; qué pedirle a un CRM para eso lo explicamos en CRM para agencias de viajes y tour operadores.

Las OTA: sin cuota, con comisión por venta

En GetYourGuide no pagas por publicar. La comisión publicada va del 20 % al 30 % según el país; sus condiciones añaden un 2 % si eliges cobrar dos veces al mes. Antes de darte de alta, repasa cómo ser proveedor en GetYourGuide.

Software libre para agencias de viajes y programas para descargar

El software libre existe y es serio, pero «libre» habla de la licencia, no de lo que cuesta ponerlo a trabajar. El caso más claro es Odoo. Su edición Community es de código abierto, se publica con licencia LGPLv3 y se descarga desde su web para Windows, Ubuntu y Debian, en paquetes RPM o como código fuente. Incluye, entre otras aplicaciones, CRM, creador de webs y tienda online. Odoo vende además la edición Enterprise, con licencia, y en su nube ofrece «One App Free»: una aplicación gratis con usuarios ilimitados.

Lo que significa para una empresa de tours:

• La licencia es gratis; el servidor, las copias y las actualizaciones, no. Alguien tiene que encargarse, tú o un partner que te cobrará por ello.
• Es un ERP generalista. Vender salidas con hora, idioma y cupo, y conectarlas con GetYourGuide o Viator, exige configurarlo, buscar módulos o desarrollarlo.
• Los datos de tus viajeros quedan en tu servidor. Su seguridad depende de cómo lo mantengas, y el RGPD te la sigue exigiendo igual que con un proveedor en la nube.

Descargar software para agencia de viajes o usarlo en la nube

Los motores de reservas citados se usan desde el navegador. Si instalas Odoo Community, necesitas acceso seguro para el equipo que trabaja fuera de la oficina y un responsable de las copias y actualizaciones.

Costes ocultos del software gratuito para agencia de viajes

Casi ninguno de estos costes está escondido: están publicados, pero no en la cifra grande de la cuota. Revísalos con tus números antes de elegir.

1. La tarifa por reserva y quién la paga. En FareHarbor la cubre el cliente al pagar; Bókun permite trasladar su tarifa al cliente en cualquier plan de pago. Tú no ves el cargo, pero el viajero paga más que el precio de tu ficha: compara ese precio final con el de tus otros canales.
2. Mínimos que se cobran aunque la reserva valga 0 €. Turitop cobra lo que sea más alto entre un porcentaje y un mínimo por reserva o producto: 0,10 € en el plan Starter y 0,06 € en el Pro. Lo aplica también a las reservas online de 0 € y a las canceladas. Un free tour en Madrid con 600 reservas online gratuitas al mes pagaría 60 € de mínimos más los 29 € de cuota del Starter: 89 €, unos 0,15 € por reserva (cálculo propio con su tarifa publicada).
3. La pasarela de pago. Cobrar con tarjeta cuesta dinero con cualquier sistema, gratuito o no. Stripe publica para España 1,5 % + 0,25 € por pago con tarjeta estándar del Espacio Económico Europeo, 2,8 % + 0,25 € con tarjeta prémium del EEE, 2,5 % + 0,25 € con tarjeta del Reino Unido y 3,15 % + 0,25 € con tarjeta internacional, más un 2 % si hay conversión de divisa. En una ruta de 40 € pagada con tarjeta estándar europea son 0,85 €; si paga un viajero estadounidense, 1,51 €.
4. La comisión de la OTA. La pagas con cualquier software, así que no decide el sistema, pero sí el margen de cada salida.
5. Las horas de tu equipo. Copiar reservas de un panel a otro, confirmar a mano, enviar el recordatorio del día anterior, contestar al mismo viajero en el correo y en WhatsApp. Es la partida que nunca llega en una factura.
6. Cambiar de sistema más tarde. Pregunta desde el primer día si puedes exportar reservas y clientes del plan gratuito. Migrar en octubre se organiza con calma; en julio, con las salidas llenas, cuesta mucho más.

Cómo calcular cuánto te cuesta cada reserva (ejemplo)

Suma todo lo que pagas en un mes, tiempo incluido, y divídelo entre las reservas de ese mes. Ese número es el que debes comparar entre opciones, no la cuota.

Un ejemplo inventado, con precios reales. Un receptivo de Sevilla recibe 250 reservas al mes: 100 por su web, a 40 € cada una, y 150 por OTA. Trabaja con la versión «gratis»: cobra con enlaces de pago de Stripe, apunta las reservas en una hoja de cálculo y avisa a los viajeros por WhatsApp.

• Cuota de software: 0 €.
• Pasarela: si todas fueran tarjetas estándar europeas, 100 × 0,85 € = 85 €.
• Tiempo: supongamos 5 minutos por reserva entre copiarla, confirmarla y enviar el recordatorio. 250 × 5 = 1250 minutos, unas 21 horas. A 15 € la hora (pon tu cifra), 312,50 €.
• Comisión de las OTA: fuera de la cuenta, porque es la misma con cualquier sistema.

Total: 397,50 € al mes, 1,59 € por reserva, y algo más si parte de los viajeros paga con tarjeta internacional. En este ejemplo, casi cuatro de cada cinco euros son tiempo.

Haz la misma cuenta con cada opción de pago que estés mirando, incluidos los minutos que seguirían siendo manuales. La pregunta deja de ser «gratis o de pago» y pasa a ser cuántos de esos cinco minutos te devuelve cada sistema. Para comparar motores con tus cifras tienes la calculadora de costes de motores de reservas (en inglés).

Cuándo un programa de gestión gratis deja de bastar

Los planes gratuitos cubren funciones concretas. Estas señales indican que necesitas ampliar tu sistema:

• contratas a alguien para la temporada y el plan admite un usuario (Bókun FREE) o dos (CRM de HubSpot);
• tu lista de viajeros pasa de 1000 contactos, algo que un free tour con movimiento puede alcanzar en pocas semanas;
• quieres vender en tu web con calendario y cupo, no solo recibir reservas de Viator;
• abres un segundo canal y empiezas a restar plazas a mano para no vender dos veces la misma salida;
• la prueba de 14 días termina en plena Semana Santa y aún no has montado todos los productos;
• el programa que instalaste depende de una sola persona que sabe actualizarlo;
• en tu cuenta del coste por reserva, las horas ya pesan más que lo que costaría la alternativa de pago.

No hace falta cambiarlo todo de golpe. Lo habitual es pagar primero por la pieza que vende, el motor de reservas, y después por la que organiza lo que pasa tras la venta. Si además vendes paquetes con servicios de terceros, el programa de gestión con facturación es una tercera pieza; las comparamos en la comparativa de software para agencias de viajes. Si dudas qué hace cada una, lo explicamos (en inglés) en CRM vs ERP vs channel manager.

¿Y automate.travel? No es gratis

automate.travel no tiene plan gratuito: cobra por cada reserva completada. No es un motor de reservas ni vende online: trabaja al lado del tuyo y se ocupa de lo que pasa después de la venta, que es donde se van los minutos del ejemplo anterior. Cómo encaja con cada motor: Bókun y FareHarbor.

Preguntas frecuentes

Lo que importa

Hay software para agencias de viajes gratis. Pero «gratis» describe la cuota, no el coste, que está en las tarifas, la pasarela y las horas de tu equipo.

Haz la cuenta del coste por reserva con tus números, tiempo incluido, y repítela cuando aparezca alguna de las señales de arriba. Ese día, pagar por la pieza que más horas te devuelve puede salir más barato que seguir con la gratuita.