Motor de Reservas para Agencias de Viajes y Tours: Cómo Elegir

Un motor de reservas para agencias de viajes y operadores de tours es el software que vende tus salidas por internet: enseña la disponibilidad real de cada horario, cobra al cliente, confirma la plaza al momento y comparte el mismo cupo entre tu web y las OTA, como GetYourGuide, Viator o Civitatis. Para elegir uno, mira primero cómo gestiona el cupo por salida, cuánto te cuesta cada reserva con tu volumen real y con qué canales se conecta. El diseño del widget viene después.

Esta guía es para quien organiza excursiones, free tours o actividades en España. Si buscas una comparativa de proveedores, la tienes en nuestra guía de software y ERP para agencias de viajes. Aquí vamos a otra cosa: qué tiene que hacer el motor, cómo cobran estos sistemas y qué preguntar antes de firmar.

¿Qué es un motor de reservas para agencias de viajes y tours?

Es la pieza que permite comprar una de tus salidas sin hablar contigo. El cliente elige fecha y hora, indica cuántas personas van, paga y recibe la confirmación. En tu panel aparece la reserva y el cupo baja solo.

Sin motor, cada venta son correos, una transferencia que comprobar y una confirmación a mano, y con tres canales abiertos acabas vendiendo dos veces la misma plaza. Motor de reservas, sistema de reservas online, software de reservas o booking engine: en las búsquedas se usan como sinónimos; lo que de verdad distingue a uno de otro es qué vende. La explicación de base, en inglés, está en qué es un booking engine.

Qué hace un motor de reservas de actividades, pieza a pieza

Un motor para tours tiene que resolver bien cinco piezas. Revísalas en la demo con uno de tus productos reales.

• Disponibilidad por salida y cupo. La unidad de venta es la salida: fecha, hora, a veces idioma, con un máximo de plazas. El paseo en barco de las 18:00 en Barcelona y el de las 20:00 son inventarios distintos. Si dependes de un recurso limitado, como un barco, un minibús o tus kayaks, pregunta si el motor descuenta también ese cupo.
• Precios por tipo de participante. Adulto, niño, jubilado o grupo privado, cada uno con sus reglas, más los extras que se venden con la plaza: recogida en el hotel, comida, material.
• Carrito y pago. Varias actividades en un mismo pago, códigos de descuento, bonos regalo, pago completo o señal. Tarjeta siempre y, si vendes mucho a clientes españoles, pregunta por Bizum.
• Widget en tu propia web. El calendario se inserta en WordPress o en cualquier gestor, y el cliente reserva contigo sin pasar por la comisión de una OTA. Pruébalo desde un móvil con mala conexión: si el pago se corta, la reserva se pierde.
• Channel manager hacia las OTA. La misma salida se vende en tu web y en GetYourGuide, Viator o Civitatis con un único cupo: si una OTA vende cuatro plazas, los demás canales ven cuatro menos. Antes de abrir un canal, conoce su panel de proveedores; lo contamos en cómo ser proveedor en GetYourGuide.

Lo demás ayuda, pero no compensa un fallo en estas cinco piezas. Y la ficha que lee el cliente pesa tanto como el motor: tienes pautas en cómo escribir una descripción de tour que vende.

Motor de reservas de tours, de hotel o de agencia: no es lo mismo

Quien busca «motor de reservas para agencias de viajes» encuentra tres productos distintos con el mismo nombre. Así se separan:

Un motor de agencia trabaja con inventario ajeno. OfiOTA, de Ofimática, se conecta según su web a los GDS de Amadeus y Travelport, a las NDC de Iberia y British Airways y a mayoristas hoteleros como Bedsonline o W2M. Sirve para vender vuelos, hoteles y paquetes, no para llevar el cupo de tu visita guiada de las 11:00. Un receptivo de Mallorca con excursiones propias que además reserva hoteles puede necesitar los dos.

Cuánto cuesta un software de reservas: tres formas de cobrar

Fíjate en lo que pagas por cada reserva con tu volumen; la cuota mensual es solo una parte. Los ejemplos de esta sección son precios publicados en la web de cada proveedor en octubre de 2026.

1. Cuota mensual más un porcentaje por reserva online

Bókun publica su plan Start a 49 $ al mes más un 1,5 % en las reservas a las que aplica la tarifa, sin tarifa en las de Viator ni en las offline. Turitop cobra en el Starter 29 € al mes más un 2 % de las reservas online (mínimo 0,10 € por reserva) y en el Pro 99 € más un 1 %. Regiondo anuncia el Grow a 59 € al mes y el Pro a 99 €, con «una pequeña tarifa por reserva» online sin importe publicado. Las reservas que metes a mano sin pago online no pagan porcentaje en ninguno de los tres; las de tu web sí, y según el proveedor también las de OTA.

2. Sin cuota: la tarifa la paga tu cliente

FareHarbor anuncia que no cobra cuota mensual ni de alta: añade una tarifa en el pago que abona el cliente. El porcentaje no está publicado (lo dan en un presupuesto según volumen y temporada), y sus condiciones para proveedores prevén una tarifa por procesamiento de pagos a cargo del operador. Bókun también deja trasladar su tarifa al cliente en los planes de pago. Para ti, sin cuota mensual; para tu cliente, un precio final más alto que el de tu ficha.

3. Comisión sobre lo vendido

Sin cuota y sin tarifa visible para el cliente: el proveedor se queda un porcentaje de cada venta. Es la lógica de las OTA y de algunos contratos a medida; las condiciones de FareHarbor, por ejemplo, contemplan un modelo de comisión con un porcentaje que se comunica por separado. Encaja con temporadas cortas, pero cuanto más facturas, más pesa.

Haz la cuenta con tu volumen

Un ejemplo con la tarifa pública de Turitop: ticket medio de 35 € y 400 reservas online al mes, es decir, 14 000 € de ventas online. Con el Starter pagarías 29 € más el 2 % (280 €): 309 € al mes, unos 0,77 € por reserva. Con el Pro, 99 € más el 1 % (140 €): 239 €, unos 0,60 € por reserva. El Pro sale más barato a partir de 7000 € de ventas online al mes. Son cálculos propios, sin la comisión de la pasarela de pago.

Con free tours la cuenta cambia: Turitop aplica el mínimo por producto (0,10 € en el Starter) también a las reservas online de 0 € y a las canceladas. Con muchas reservas gratuitas, ese mínimo es tu coste real. Para comparar más proveedores con tus cifras, usa nuestra calculadora de costes de motores de reservas (en inglés) o la comparativa de software para agencias de viaje.

Sistema de reservas online gratuito: qué significa «gratis»

Sin cuota hay opciones, pero en los proveedores revisados para esta guía vender en tu web siempre tiene un coste por reserva. El plan FREE de Bókun gestiona reservas de Viator con un usuario, y la venta con widget empieza en el plan Start. Las pruebas de 14 días (Bókun y el Pro de Turitop) sirven para montar tus productos, no para pasar una temporada.

Cómo elegir motor de reservas: 10 preguntas antes de firmar

Lleva esta lista a cada demo y pide las respuestas por escrito. Las preguntas 5 y 6 son las que más mueven la factura.

1. ¿Gestiona tus salidas tal como son? Horarios, idiomas, cupo por salida y por recurso, mínimo de participantes.
2. ¿Tiene tus tipos de participante y tus extras? Niño, grupo privado, recogida en hotel, comida.
3. ¿El widget y los correos salen en español y en los idiomas de tus clientes? Haz una reserva de prueba desde el móvil y lee cada pantalla.
4. ¿Qué métodos de pago acepta? Tarjeta, pago parcial y, si vendes a clientes españoles, Bizum. Turitop cita Stripe, Redsys, PayPal y Bizum; en los demás, pregúntalo.
5. ¿Cuánto pagas por reserva con tu volumen? Cuota, porcentaje, mínimos y pasarela, calculados con tus datos del año pasado, mes a mes.
6. ¿Quién paga la tarifa y qué canales la pagan? Si la paga el cliente, mira el precio final. Si hay reservas exentas, calcula cuántas son.
7. ¿Con qué OTA se conecta directamente? Pregunta por nombre (GetYourGuide, Viator, Civitatis) y si la disponibilidad se actualiza en los dos sentidos.
8. ¿Hay permanencia? Bókun dice que puedes cancelar cuando quieras, Turitop anuncia que no tiene permanencias y Regiondo factura cada mes con contrato anual.
9. ¿Puedes sacar tus datos? Exportación de reservas y clientes, API o webhooks; en Turitop y Regiondo la API está a partir del plan Pro.
10. ¿Firma contigo el contrato de encargado del tratamiento? Lo exige el artículo 28 del RGPD, porque el proveedor trata datos de tus clientes por cuenta tuya. Pregunta también dónde se alojan.

El error frecuente: pedirle al motor lo que pasa después de la reserva

El trabajo del motor termina cuando la plaza está vendida. El del operador empieza ahí. Un sábado de abril en Sevilla, la salida de las 10:00 por Triana lleva reservas de tu web, de GetYourGuide y de Civitatis. Una familia avisa por WhatsApp de que llega tarde y una procesión obliga a mover el punto de encuentro. A fin de mes quieres saber cuánto dejó esa salida tras la comisión de la OTA y el pago al guía.

Muchos motores cubren una parte (Turitop incluye un gestor de recursos para guías y vehículos; Regiondo, programación de personal y mensajes a clientes), y con pocos guías suele bastar. Cuando la operación crece, tiene sentido añadir una capa de operaciones junto al motor, igual que se añade un CRM; en CRM para agencias de viajes y tour operadores explicamos qué debería guardar.

Automate.travel es esa capa. No es un motor de reservas ni vende online: las reservas entran solas desde Bókun, FareHarbor y Ventrata por API, y las de GetYourGuide, Viator o Civitatis llegan a través de esos motores. Cómo encaja con cada uno: Bókun y FareHarbor.

Preguntas frecuentes

Lo que importa

Elige el motor de reservas por cómo trata tus salidas y por lo que te cuesta cada reserva con tus números. Haz una reserva de prueba desde el móvil, calcula con el volumen del año pasado y pide por escrito lo de la permanencia, los datos y el RGPD.

Y decide pronto quién lleva lo que pasa después de la venta: el motor llena la salida, el día del tour lo resuelve tu operación.