Gestionale Gratis per Tour Operator e Agenzie: Cosa Costa Davvero

Un gestionale gratis per tour operator esiste, ma «gratis» quasi mai vuol dire vendere online senza pagare nulla. Di solito è un piano free con dei limiti, un programma open source che installi e mantieni tu, una prova di 14 giorni oppure un sistema senza canone la cui tariffa la paga il tuo cliente a ogni prenotazione. Per scegliere, lascia stare il canone. Calcola quanto ti costa ogni prenotazione, con tariffe e commissioni sui pagamenti, ma anche con le ore che il tuo team passa a copiare dati da una schermata all'altra.

Questa guida è per chi organizza escursioni, free walking tour o attività in Italia e cerca un gestionale per tour operator free, un software gratuito per agenzia viaggi o almeno un gestionale economico, per partire o per smettere di pagare un canone. Se vuoi confrontare i gestionali a pagamento, trovi la guida ai gestionali per tour operator e agenzie di viaggi. Qui la domanda è un'altra: cosa è gratis senza asterischi e da quando conviene pagare. Tutti i prezzi sono quelli che ogni fornitore pubblica sul proprio sito, consultati a novembre 2026.

Esiste un gestionale gratis per tour operator?

Sì, ma conviene distinguere quattro tipi di «gratis», perché ognuno sposta il costo in un posto diverso. La tabella riassume quello che pubblica ogni fornitore; sotto trovi i dettagli.

Nessuno dei quattro è una trappola: sono modelli di business diversi. Il problema arriva quando scegli guardando il canone e scopri il costo vero in alta stagione, cioè quando hai meno tempo per cambiare.

Software gratuito per agenzia viaggi e tour operator: cosa puoi usare senza pagare

Se organizzi tour, il gratuito utile sta in tre posti: il piano gratuito di un booking engine, un CRM generico e le OTA stesse.

Il piano FREE di Bókun

Bókun presenta il piano FREE come l'essenziale per iniziare e gestire le prenotazioni Viator: un utente, gestione delle prenotazioni, prenotazioni manuali e nessuna tariffa Bókun su quello che arriva da Viator. Va bene se oggi vendi soprattutto su Viator e registri a mano chi prenota per telefono o di persona. Per vendere sul tuo sito con il widget, su altre OTA o nel suo marketplace serve il piano Start, con canone mensile e tariffa per prenotazione. Gli importi, e il confronto con altri sistemi, li trovi nella guida al motore di prenotazione per tour e agenzie di viaggio.

Un CRM gratuito generico

HubSpot offre il suo CRM gratis, senza scadenza e senza carta di credito, fino a due utenti e 1.000 contatti. A chi organizza attività serve soprattutto per i clienti che tornano come aziende: l'hotel sul Lago di Garda che ti manda gli ospiti, la scuola che prenota la gita ogni primavera. Seguire ogni viaggiatore con la sua partenza, il punto d'incontro e la guida è un altro lavoro; cosa chiedere a un CRM per questo lo spieghiamo in CRM per agenzia viaggi e tour operator.

Le OTA: nessun canone, una commissione sulla vendita

Su GetYourGuide non paghi per pubblicare. La commissione dichiarata va dal 20% al 30% a seconda del paese in cui si svolge l'attività, e GetYourGuide precisa che non ci sono costi nascosti o aggiuntivi. Le sue condizioni per i fornitori aggiungono però una commissione di elaborazione del 2% se scegli di ricevere i pagamenti due volte al mese. Prima di iscriverti, leggi come diventare supplier GetYourGuide.

Gestionale open source per agenzia viaggi e programmi da scaricare

Il software open source esiste ed è serio, ma «open source» riguarda la licenza, non quanto costa metterlo al lavoro. Il caso più chiaro è Odoo. L'edizione Community è open source, pubblicata con licenza LGPLv3, e si scarica dal sito ufficiale per Windows, Ubuntu e Debian, in pacchetti RPM o come codice sorgente. Tra le app incluse ci sono CRM, configuratore di siti web ed e-commerce. Odoo vende anche l'edizione Enterprise, con licenza, e sul suo cloud offre «Un'App Gratuita»: una sola app, con utenti illimitati.

Per chi organizza tour questo significa:

• La licenza è gratis; server, backup e aggiornamenti no. Qualcuno deve occuparsene: tu, oppure un partner che ti farà pagare il lavoro.
• È un gestionale generalista. Vendere partenze con orario, lingua e posti limitati, e collegarle a GetYourGuide o Viator, richiede configurazione, moduli aggiuntivi o sviluppo su misura.
• I dati dei tuoi viaggiatori restano sul tuo server. La loro sicurezza dipende da come lo gestisci, e il GDPR te la chiede come la chiederebbe a un fornitore in cloud.

Scaricare il gestionale o usarlo in cloud

I booking engine citati si usano dal browser, senza installare nulla. Se installi Odoo Community, ti servono un accesso sicuro per chi lavora fuori ufficio e una persona che risponda di backup e aggiornamenti.

I costi nascosti di un gestionale gratuito

Quasi nessuno di questi costi è nascosto: sono pubblicati, ma non nella cifra grande del canone. Controllali con i tuoi numeri prima di scegliere.

1. La tariffa per prenotazione, e chi la paga. In FareHarbor la copre il cliente al momento del pagamento; Bókun ti permette di girare la sua tariffa al cliente con qualsiasi piano a pagamento. Tu non vedi l'addebito, ma il viaggiatore paga più del prezzo della tua scheda: confronta quel prezzo finale con quello degli altri canali. Il caso FareHarbor è spiegato in FareHarbor prezzi e costi.
2. Minimi che si pagano anche se la prenotazione vale 0 €. Turitop, che ha sito e listino in italiano, applica la cifra più alta tra una percentuale e un minimo per prenotazione o prodotto: 0,10 € nel piano Starter e 0,06 € nel Pro. Il minimo vale anche per le prenotazioni online da 0 € e per quelle cancellate. Un free walking tour a Roma con 600 prenotazioni online gratuite al mese pagherebbe 60 € di minimi più i 29 € di canone dello Starter: 89 €, circa 0,15 € a prenotazione (calcolo nostro sul listino pubblicato).
3. I pagamenti con carta. Incassare con carta costa con qualsiasi sistema, gratuito o no. Stripe pubblica per l'Italia 1,5% + 0,25 € per le carte standard dello Spazio economico europeo, 2,8% + 0,25 € per le carte premium dello stesso spazio, 2,5% + 0,25 € per le carte del Regno Unito e 3,15% + 0,25 € per le carte internazionali, più il 2% se serve la conversione di valuta. Su un tour da 40 € pagato con una carta europea standard sono 0,85 €; se paga un viaggiatore statunitense, 1,51 €.
4. La commissione delle OTA. La paghi con qualsiasi software, quindi non è il sistema a deciderla, ma decide il margine di ogni partenza.
5. Le ore del tuo team. Copiare prenotazioni da un pannello all'altro, confermare a mano, mandare il promemoria del giorno prima, rispondere allo stesso viaggiatore per e-mail e su WhatsApp. È la voce di spesa che in fattura non compare mai.
6. Cambiare sistema più avanti. Chiedi dal primo giorno se puoi esportare prenotazioni e clienti dal piano gratuito. Una migrazione a novembre si organizza con calma; a luglio, con le partenze piene, costa molto di più.

Quanto ti costa ogni prenotazione: un esempio

Somma tutto quello che paghi in un mese, tempo compreso, e dividilo per le prenotazioni di quel mese. È questo il numero da confrontare tra le opzioni, non il canone.

Un esempio inventato, con prezzi reali. Un operatore di Firenze riceve 250 prenotazioni al mese: 100 dal suo sito, a 40 € l'una, e 150 dalle OTA. Lavora con la versione «gratis»: incassa con i link di pagamento di Stripe, segna le prenotazioni in un foglio di calcolo e avvisa i viaggiatori su WhatsApp.

• Canone del software: 0 €.
• Pagamenti con carta: se fossero tutte carte europee standard, 100 × 0,85 € = 85 €.
• Tempo: diciamo 5 minuti a prenotazione, tra copiarla, confermarla e mandare il promemoria. 250 × 5 = 1.250 minuti, circa 21 ore. A 15 € l'ora (metti la tua cifra), 312,50 €.
• Commissioni delle OTA: fuori dal conto, perché sono le stesse con qualsiasi sistema.

Totale: 397,50 € al mese, 1,59 € a prenotazione, e qualcosa in più se una parte dei viaggiatori paga con carta internazionale. In questo esempio quasi quattro euro su cinque sono tempo.

Rifai lo stesso conto per ogni opzione a pagamento che stai valutando. Compresi i minuti che resterebbero manuali. A quel punto la domanda non è più «gratis o a pagamento», ma quanti di quei cinque minuti ti restituisce ciascun sistema. Per confrontare i booking engine con i tuoi numeri c'è il calcolatore dei costi dei booking engine (in inglese).

Quando un gestionale gratis non basta più

I piani gratuiti coprono funzioni precise. Questi segnali dicono che è ora di ampliare il sistema:

• assumi qualcuno per la stagione e il piano prevede un solo utente (Bókun FREE) o due (CRM di HubSpot);
• la tua lista di viaggiatori supera i 1.000 contatti, soglia che un free walking tour ben avviato può raggiungere in poche settimane;
• vuoi vendere sul tuo sito con calendario e posti, non solo ricevere prenotazioni da Viator;
• apri un secondo canale e cominci a togliere posti a mano per non vendere due volte la stessa partenza;
• la prova di 14 giorni scade proprio sotto Pasqua e non hai ancora caricato tutti i prodotti;
• il programma che hai installato dipende da una sola persona che sa aggiornarlo;
• nel tuo conto del costo per prenotazione, le ore pesano già più di quanto costerebbe l'alternativa a pagamento.

Non serve cambiare tutto in una volta. Di solito si paga prima il pezzo che vende, il booking engine, e poi quello che organizza ciò che succede dopo la vendita. Se vendi anche pacchetti con servizi di terzi, il gestionale con la fatturazione è un terzo pezzo; li confrontiamo nella guida ai gestionali per tour operator. Se non è chiaro cosa fa ciascuno, lo spieghiamo (in inglese) in CRM vs ERP vs channel manager.

E automate.travel? Non è gratis

automate.travel non ha un piano gratuito: si paga per ogni prenotazione di un tour svolto. Non è un booking engine e non vende online: lavora accanto al tuo e si occupa di quello che succede dopo la vendita, cioè dove se ne vanno i minuti dell'esempio. Come si affianca a ciascun sistema: Bókun e FareHarbor.

Domande frequenti

In sintesi

Un gestionale gratis per tour operator esiste. Ma «gratis» descrive il canone, non il costo, che sta nelle tariffe, nei pagamenti con carta e nelle ore del tuo team.

Fai il conto del costo per prenotazione con i tuoi numeri, tempo compreso, e rifallo quando compare uno dei segnali elencati sopra. Quel giorno, pagare il pezzo che ti restituisce più ore può costare meno che restare su quello gratuito.